Princess Traveller: "Laat BI groeien in je organisatie"

Ook kleinere organisaties boeken grote resultaten met de inzet van Power BI. Neem het Bredase familiebedrijf Princess Traveller, dat een breed assortiment reiskoffers en tassen maakt. Florentine Ouborg is CEO, en schakelde Kasparov BI in om efficiënter, betere managementinformatie op te leveren. Haar advies: “Begin gewoon klein, en laat BI groeien in je organisatie.”

De ‘slimme reisoplossingen’ die Princess produceert ‘voor allerlei soorten globetrotters’ onderscheiden zich door hun solide kwaliteit en onderscheidend design. Het bedrijf wil ook het groenste koffermerk ter wereld worden. Koffers & tassen worden gemaakt met gerecycleerde materialen zoals PET-flessen, de wielen en handvatten van oude visnetten. Om die ambitie waar te maken, investeert Florentine en haar broer Tim onder meer in innovatieve managementsystemen. 

De uitdaging 
“We waren gewend om te sturen op basis van handgemaakte Excel-rapportages. Sommige draaiden we één keer per week, anderen nog minder frequent. Beperkte momentopnames dus. Het ERP-pakket Agresso Wholesale waarmee we werken, biedt wel degelijk de optie om Power BI-rapportages te koppelen. Het werd dus tijd om te schakelen, beseften we.” 

Het doel
“We zochten een overzichtelijk en behapbaar management dashboard, zo gebouwd dat je precies ziet wat je nodig hebt. Niet te veel data, niet te weinig en vooral: de juiste inzichten om goed te kunnen sturen. Eén waarheid in plaats van eindeloze rapportages met tabbladen vol cijfers. Kortom, een beter fundament in Power BI om onze financiële en operationele performance snel en adequaat aan te sturen.” 

De aanpak
“We hebben eerst de KPI’s bepaald. Die zijn niet heel spannend. Denk aan: omzet, marges, bankstand en debiteuren-crediteuren. Daarmee heeft Kasparov BI een financieel management dashboard in Power BI gebouwd. In verschillende modules hebben we vervolgens de rapportages uitgebreid, bijvoorbeeld met klantrapportages en voorraadlijsten om onze marge positief te beïnvloeden.”

De impact 
“Iedereen heeft nu hetzelfde beeld van hoe we ervoor staan. Sales kan veel beter controleren wat er gebeurt in het proces, dat is echt nieuw voor ons. In het verleden kon finance pas veel later constateren of er iets misging, en dat vervolgens aankaarten. De controle is nu veel scherper en sneller. Elke ochtend heb ik een verse stand van zaken voor m’n neus: Staan alle seinen op groen, wat behoeft aandacht? En: Kloppen de marges nog? Dat is essentieel in onze business.”  

Het resultaat
“Meten is weten. Klinkt misschien obligaat, maar we hebben nu meer inzicht om beter te sturen op alle vlakken. Minder losse lijstjes. En wat ik zelf het allermooiste vind: Ik hoef niet meer te vragen als ik iets wil weten. We kunnen issues meteen zelf tacklen, dat levert veel tijd op. En omdat er minder handwerk nodig is, maken we minder fouten en hebben we minder discussies of de cijfers kloppen.

Het effectieve, overzichtelijke dashboard hadden we nooit zonder Kasparov BI kunnen ontwikkelen. Ze hebben ons aan de hand genomen om de juiste keuzes te maken, en ze hebben dat vertaald naar een uitstekende tool. Dit is een investering in efficiency die ik iedereen kan aanraden, óók als je een relatief kleine organisatie hebt. Keep it simple, dan bereik je het meeste.”