UX Design in BI: sleutel tot succesvol dashboard

UX design is het proces van het ontwerpen van softwareproducten die aansluiten bij de behoeften, verwachtingen en doelen van gebruikers. Om het product, in dit geval een dashboard, bij te laten dragen aan BI, moet het ook voldoen aan de eisen en doelen van de organisatie. UX design gaat dus over hoe het dashboard eruit ziet, de ‘User Interface’ (UI), maar ook over hoe het werkt, hoe het voelt en hoe het waarde toevoegt. Denk bijvoorbeeld aan hoe je door het dashboard navigeert, waar je welke informatie kan vinden, de keuze voor datavisualisaties en wat de titels beschrijven. Het proces van UX design vereist dan ook een aanpak die esthetische, technische, zakelijke en psychologische kennis combineert.

Waar BI ons helpt betekenis te geven aan grote hoeveelheden data, zorgt UX design ervoor dat we die betekenis intuïtief en toegankelijk kunnen verkennen en begrijpen. UX design is dus niet een leuk extraatje om het dashboard ‘mooi te maken’, maar een essentiële factor om het succes van een dashboard te waarborgen. Door een betere gebruikerservaring zorgt UX design immers dat het dashboard daadwerkelijk waarde toevoegt.

In de volgende secties gaan we dieper in op hoe UX dat precies doet, wat de valkuilen zijn waardoor UX design vaak wordt onderbelicht, en hoe UX bedrijven kan ondersteunen bij hun digitale transformatie.

Power BI is ontworpen om de meest ingewikkelde en complexe datasets te bewerken en analyseren. De ontwikkeling van een dashboard is dan ook een technisch uitdagende taak. Maar ook als het dashboard technisch correct is opgezet, kunnen er situaties zijn die een goed gebruik in de weg staan. We zien hier vaak een uitdaging in de adoptie, waarbij een grote investering is gedaan in het ontwikkelen van een dashboard, maar het niet in gebruik wordt genomen. Dat is zonde, want daarmee worden de beoogde doelstellingen vaak niet behaald.

De oorzaken van slechte adoptie hangen af van de behoeftes van de eindgebruiker. In de volgende sectie wordt toegelicht hoe UX design met storytelling, navigatie, consistentie en testen kan ondersteunen bij de adoptie van het dashboard.

Kortom, UX is een cruciaal onderdeel van elke succesvolle BI-strategie. Het gaat niet over mooi en lelijk, maar over het creëren van een product dat beantwoordt aan de behoefte van de eindgebruiker en die het bedrijf helpen zijn doelstellingen te behalen.

1. Storytelling: voor de onervaren gebruiker
   In de digitale transformatie moeten steeds meer werknemers aan de slag met data. Dit betekent dat het vak van data analyse en reporting doorsijpelt naar operationele afdelingen. Mensen die niet gewend zijn om met data of reporting te werken - of hier zelfs geen affiniteit mee hebben -  moeten een dashboard gebruiken in hun dagelijks werk.
   
   Dit is uitdagend doordat het dashboard te complex of verwarrend is, of niet aansluit bij de taken of doelen van de werknemers. UX design kan helpen om het dashboard makkelijker en intuïtiever te maken door storytelling toe te passen. Met begeleidende tekst en goed gebruik van taal kan storytelling complexe gegevens vereenvoudigen en inzichtelijk maken, zelfs voor niet technische of ervaren gebruikers. Daarnaast zorgt een goed design ervoor dat het dashboard aantrekkelijk en plezierig is om te gebruiken, wat de motivatie en betrokkenheid van de gebruikers verhoogt.
    

   
    

2. Navigatie: voor de efficiënte gebruiker
   Een dashboard wordt meestal ingezet als vervanging van of toevoeging aan bestaande werkzaamheden. Het is daarom cruciaal dat het dashboard de productiviteit en efficiëntie van de gebruikers op peil houdt, en idealiter zelfs verbetert. Zo niet, dan ligt frustratie op de loer. Met als gevolg dat de werknemer teruggaat naar zijn oude manier van werken. Met intuïtieve navigatie door het report, helpt UX design de gebruikers snel en gemakkelijk de informatie te vinden die ze nodig hebben.
    
3. Consistentie: voor de precieze gebruiker
   De wereld van data wordt steeds complexer, en veel bedrijven werken met verschillende databronnen en systemen. Vaak halen verschillende mensen op verschillende manieren inzicht uit al die data. Als er verwarring ontstaat doordat bijvoorbeeld de periode of afdeling waarnaar wordt gekeken onduidelijk is, of definities inconsistent zijn, dan worden gegevens verkeerd geïnterpreteerd. Gevolg: er ontstaan verschillende versies van de waarheid en daarmee een verlaagde betrouwbaarheid.
   
   
   
   
   UX design zorgt ervoor dat de context van bekeken informatie helder is. Die context kan worden vormgegeven door een duidelijk en consistent gebruik van termen, toelichtingen en slim gebruik van  visuele elementen. Op deze manier wordt het dashboard betrouwbaar, wat de gebruikers stimuleert om het vol vertrouwen in gebruik te nemen.  
    
4. Gebruikerstesten: voor de productieve gebruiker
   Als een dashboard er goed uitziet en gevuld is met datavisualisaties, betekent dat nog niet dat de getoonde informatie beantwoordt aan de behoefte van de gebruiker. Ook een mooi en technisch goed opgezet dashboard, is mogelijk niet functioneel.
   
   Het is dus belangrijk om goed na te denken over hoe de data gevisualiseerd moet worden. Door vanaf het begin de gebruiker te betrekken bij het ontwikkelen van het dashboard, sluit het beter aan bij wat de gebruiker wil. Het proces van goed UX design houdt dan ook regelmatige gebruikersinterviews en gebruikerstesten in. Dit zorgt voor een goed fundament, en maakt bijsturen mogelijk.

Ondanks de groeiende erkenning van het belang van User Experience (UX) in softwareontwikkeling, wordt de rol van UX in dashboarding nog vaak onderschat. Dit zijn veelvoorkomende redenen:

1. Focus op de techniek
   Allereerst hebben BI-projecten vaak een technische focus, waarbij de nadruk ligt op gegevensverzameling, -opslag, -verwerking en -analyse. Een te sterke focus kan ertoe leiden dat de gebruikerservaring over het hoofd wordt gezien. Als de techniek niet staat heb je geen data, maar zonder UX design heb je geen volwaardig product om naar data te kijken.
    
2. Gebrek aan begrip
   Niet iedereen heeft een duidelijk begrip van wat UX design precies inhoudt, en waarom dit zo belangrijk is. Dit kan erin resulteren dat UX als minder belangrijk wordt beschouwd dan andere aspecten van een project, en zelfs wordt overgeslagen in de ontwikkeling.
    
3. Kortetermijndenken 
   Het ontwerp van een goed UX design kost tijd en middelen. In projecten met strakke deadlines en budgetten kan het verleidelijk zijn om het UX design over te slaan. Echter, dit kan leiden tot hogere kosten op de lange termijn, omdat slechte UX resulteert in minder efficiënte ontwikkeling, een lagere gebruikerstevredenheid en uiteindelijk minder gebruik van het dashboard. Daarnaast is het risico groot dat een dashboard wordt ontwikkeld dat niet beantwoordt aan de vraag.

4. Onderschatting van complexiteit
   Het ontwerp van een goed UX design is complex en vereist een diep begrip van gebruikersbehoeften en -gedrag, en hoe je daaraan moet beantwoorden. UX wordt gestaafd door wetenschap, waarbij psychologie, cognitie en design worden samengevoegd. Je kunt die principes niet zomaar aan het einde van een project toevoegen, ze vereisen hun eigen iteratieve workflow.

UX design is dus niet te missen in een succesvol BI-project. Door een dashboard te ontwerpen met de gebruiker in gedachten, kunnen we ervoor zorgen dat het op de juiste manier wordt gebruikt én dat het helpt bij het behalen van de bedrijfsdoelen.

In volgende edities van deze blog zal ik ingaan op de stappen je kunt volgen om een UX design neer te zetten, welke UX principes er zijn en welke technieken je kunt gebruiken in Power BI om ze toe te passen.