Grip op cashflow en beheer dataplatform

In een roerige periode van het bedrijf heeft CFO Dennis van Amelsfort het cash flow datamodel van Brand Loyalty op niveau gebracht om het forecasting proces verder te automatiseren met Power BI. De noodzaak was er, want met name door een dramatische cash flow stond het bedrijf op omvallen. Inmiddels heeft oprichter Robert van der Wallen het bedrijf teruggekocht, om het mogelijk te integreren in L-founders. Terwijl Dennis de oude organisatie ontmantelt, kijkt hij terug op een innige samenwerking met Kasparov BI. 

Bijna acht jaar werkt Dennis bij Brand Loyalty. Na de zomer, als de afsluiting vergevorderd is, neemt hij afscheid. Nieuwe avonturen wachten, maar eerst zal hij de financiële dossiers van de wereldwijde operatie overdragen. In zijn werk als CFO lagen accenten op treasury, tax, compliance én het datamodel dat hij met hulp van Kasparov BI heeft opgebouwd. 

Dennis belandde met Brand Loyalty in zwaar weer. “Voor loyaliteitsprogramma’s van grote retailers verzorgen wij de strategie, de data, en de inkoop van goederen. Denk bijvoorbeeld aan de bekende pannensets en keukenmessen. Het risico van in- en verkoop ligt bij ons. Er zijn dus veel schattingselementen, veel verschillende producten, voorraden gaan voortdurend heen en weer. Je weet één ding: de realiteit is altijd anders dan de verwachting. Tijdens een programma krijg je data binnen, en moet je schakelen. Dat is best dynamisch, met zo’n 300 programma’s over de hele wereld.”

De uitdaging
In 2022 waren we heel blij dat we corona achter de rug hadden. We hadden hoge verwachtingen, maar toen begon de oorlog in Oekraïne. Onze luxe goederen presteerden slecht, er kwam veel voorraad terug, onze cash flow was belabberd. We hadden te veel risico genomen.” 

Op het dieptepunt nam Opportunity Partner (de investeringsmaatschappij van Robert van der Walle) het bedrijf over. Dennis: “Om te proberen het tij te keren, moest de focus in 2022 en 2023 keihard op cash forecasting en werkkapitaal management. De processen waren gebaseerd op Excel. Erg handmatig, erg foutgevoelig en vatbaar voor verschillende interpretaties. Met de data kon iedereen ‘zijn ding doen’. Dat is gevaarlijk. We wilden onze cash flow nagenoeg realtime kunnen monitoren en bijsturen waar nodig.” 

Een team van Business Controllers, eigen BI-specialisten en Kasparov BI pakte de handschoen op. “We hebben goed nagedacht over een effectief, passend en vooral robuust datamodel. De business vereiste wekelijkse overzichten, dat zorgde voor een erg hoge workload. En we wilden de forecast verrijken met andere data. Excel uitfaseren, beter en beheersbaar dashboarden. Dat lag allemaal op ons bordje.”

Naast de opzet en implementatie van het cash flow datamodel rees een vraagstuk omtrent het beheer van het Microsoft Azure Data Platform, vanwege de geplande ontmanteling van het bedrijf. Brand Loyalty had al een groot Azure-dataplatform, met gekoppelde financiële en niet-financiële rapportages in Power BI staan. De belangrijkste managementrapportages dienden bereikbaar te blijven in een eenvoudige archief-opzet. Een team Data Engineers van Kasparov BI-specialisten heeft Dennis geholpen de belangrijkste rapportages in kaart te brengen. Er is een passende technische oplossing opgezet in Azure, die kostenefficiënt kon worden ingezet richting de toekomst. 

Het doel 
Toen we helder hadden wat we wilden bereiken met cash flow forecasts, hebben we het bestaande model verder uitgebouwd. Op basis van Power BI zijn we processen verder gaan automatiseren. We wilden eenvoudig aanpassingen kunnen doorvoeren, zónder controle over de trail te verliezen. We spraken de ambitie uit om geautomatiseerde forecasts te produceren die 90 procent accuraat zouden zijn. Voor alle duidelijkheid: we waren 50 procent gewend; dan moet je dus significante aanpassingen doen. Dat kostte te veel tijd en was te foutgevoelig.”

De aanpak
Consultants hebben soms de neiging hun kijk op de materie aan je op te leggen, stelt Dennis. “Maar Rens en Maarten van Kasparov BI hebben eerst aandachtig geluisterd en meegekeken. We hadden al best wat staan. Ze wilden het goede daarvan kopiëren naar een nieuw datamodel, en leegtes invullen. Er werd goed gespiegeld, samen hebben we nieuwe wegen ontdekt om tot een model te komen dat perfect past bij onze business. Alle transactiestromen zijn specifiek maatwerk. Daarom hebben we veel opzetjes getest en aangepast. Het was een heel fijne samenwerking met het hele team.”  

De impact
Robuust, dat woord gebruikt Dennis regelmatig. In onzekere tijden had zijn organisatie daar behoefte aan. “Ik vind het indrukwekkende dat Kasparov BI onze complexe business in zo’n korte tijd heeft weten te doorgronden en vertalen naar een robuust datamodel. Iedereen heeft zijn expertise ingebracht, ook onze eigen specialisten.” 

Des te vervelender is het dat het project vooralsnog is stopgezet. “We wéten dat het werkt, maar het bedrijf komt direct in een nieuwe situatie terecht. L-founders heeft een ander ERP-systeem, en wil zijn eigen koers blijven varen. Uit kostenoverwegingen hebben we ons model al teruggebracht tot een lightversie. Het klinkt misschien wat zwaar, maar daarmee is het project doodgebloed.”

Het resultaat    
Brand Loyalty wilde dringend grip op de kosten. Dat is gelukt, beaamt Dennis. “We hebben het datamodel een paar keer kunnen gebruiken. De output daarvan is input voor de cash flow forecast. We hebben de data goed gevangen, want we komen tot consistente, correcte voorspelling van 90 procent. Dat is indrukwekkend, dat is geen gehobby.”

Dennis denkt dat ook L-founders veel kan hebben aan het ontwikkelde datamodel. “Een paar weken terug hebben we het gepresenteerd. Nu is het uit onze handen. Ergens heb ik goede hoop dat er een mooie doorstart zal komen. Dat verdient het model.”