Kennis met.. Live case study Planon
Strategische sturing met Performance Management & BI
De setting in een fraaie tent aan het water had iets weg van een bruiloft. Toch was het een zakelijk BI-event, al hing er wel degelijk liefde in de lucht. Kim Bergmans-Keijzer, Global Information Management Director van softwarebedrijf Planon, vertelde over het project dat zij deed met Kasparov BI. En dat bleek voor beide partijen een groot genoegen te zijn. Zo’n 70 relaties woonden het evenement aan het Houtse Meer bij.
Manager Operations Rens de Waard trapte af met een definitie van Performance Management, een van de leidende principes in de aanpak van Kasparov BI. “Sneller betere beslissingen nemen, vanuit een betrouwbaar datafundament. Dat is wat we beogen met onze klanten. Vaak ontbreekt het aan strategische kaders: er is een overload aan operationele rapportages, met veel overlap en weinig samenhang in kpi’s.”
Dat kon Kim direct beamen. “Ons bedrijf is in de laatste vijf jaar verdubbeld naar drieduizend klanten en twaalfhonderd medewerkers. Drie miljoen mensen gebruiken onze software. De uitdagingen: één waarheid over data om een constructief gesprek te kunnen voeren, data driven beslissingen nemen en eenheid in de interpretatie van data door onze business en controllers. Er werd te veel gestuurd op gut feeling.”
Kim schakelde Kasparov BI in om samen een corporate reporting framework te ontwikkelen.
De eisen: betrouwbare, kwalitatieve data, duidelijke structuur, storytelling om het hele verhaal te vertellen en een goede gebruikerservaring. “Eerst heb ik sponsors gezocht op sleutelposities om draagvlak te garanderen. Dat kostte soms bloed, zweet en tranen. Daarbij kon ik Rens goed gebruiken als ‘good cop’. Vreemde ogen dwingen.”
Volgens goed gebruik kende het project een iteratieve werkwijze: er werd maandelijks een stukje opgeleverd en gecheckt bij gebruikers. Kim: “Dat vindt de business heel fijn. Als je een schilderij maakt, wil je niet dat het achteraf wordt afgekeurd. Dus we hadden veel validatiesessies: is dit wat je wil, ga je dit graag gebruiken? De livegang van dashboards ging steeds gepaard met training van gebruikers. Die zagen hun eigen data terug, dus daar was geen speld tussen te krijgen.”
Zo ontstond binnen vier maanden een heel clean overkoepelend dashboard. “Dat was onze wens. Houd het simpel aan de voorkant en ga dan de diepte in waar je wil. Een accountmanager wil niet door vijf mappen moeten klikken om informatie te vinden. De dashboards hebben allemaal dezelfde logische structuur waarin je van links naar rechts je verhaal vertelt. Van lead naar deal.” Het resultaat: gebruikers geven een 8,4 voor gemak.
Door het project heeft Planon het aantal dashboard kunnen verminderen van 85 tot 20. “En niemand mist iets,” benadrukt Kim. “Maar besef wel: maar liefst 58 systemen sturen data naar het platform Azure Synapse, waar alle informatie wordt verzameld en geanalyseerd. Direct voordeel van deze versimpeling: Business Controllers hoeven nauwelijks meer te valideren en kunnen des te meer adviseren.”
Foto's en aftermovie door Lorenzo de Bever
